Bevers
4-6/7 jaar

Welpen
6/7-10 jaar

Waterscouts
10-14 jaar

Wilde Vaart
14-18 jaar

Loodsen
18-23 jaar

HB Plus
18+ jaar

Bevers
4-6/7 jaar

Wilde Vaart
14-18 jaar

Welpen
6/7-10 jaar

Loodsen
18-23 jaar

Waterscouts
10-14 jaar

HB Plus
18+ jaar

Privacybeleid

Scouting Hubertus-Brandaan hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Scouting Hubertus-Brandaan houdt zich aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Scouting Nederland persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle bij Scouting Nederland aangesloten organisatieonderdelen.

 1 Verwerking persoonsgegevens

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen om gegevensbestanden te beheren, zoals de ledenadministratie;

  • we laten ouders tekenen bij het verstrekken van de gegevens;
  • we houden de lidgegevens nauwkeurig bij;
  • lidgegevens zijn via Scouts Online beveiligd;
  • we verlenen op verzoek inzage in de eigen opgeslagen lidgegevens;
  • we registreren bijzondere gegevens alleen als hiertoe een noodzaak is (denk aan het medisch formulier);
  • we gebruiken lidgegevens alleen voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2 Systemen

Scouting Hubertus-Brandaan heeft persoonsgegevens in de volgende systemen:

  • In Scouts Online: het systeem van Scouting Nederland o.b.v. we landelijke contributie betalen, leden het Scouting Magazine ontvangen etc.
  • In het boekhoudsysteem van de penningmeester van Hubertus-Brandaan, om de contributiebetaling te kunnen bijhouden.
  • De stafteams hebben een ledenlijst, om leden te kunnen bereiken over het programma e.d.
  • De stafteams (en het bestuur indien nodig) hebben medische gegevens van de kinderen om tijdig zorg te verlenen, ook staan hierop zaken als allergieën en/of gebruik medicijnen. Ouders zijn hierover geïnformeerd en tekenen ook bij inlevering van het medisch formulier.
  • Sommige speltakken werken met een bellijst, bijvoorbeeld voor gezamenlijk vervoer.
  • Op Facebook en www.hubertus-brandaan.nl kunnen foto’s of filmpjes voorkomen van leden en/of leidinggevenden. Ouders geven vanaf heden op het inschrijfformulier aan of zij al dan niet bezwaar hebben.

3 Geheimhouding

Personen die permissie hebben persoonsgegevens te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.

4 Inschrijving voor evenementen boven groepsniveau

  • Scouting Hubertus-Brandaan doet soms mee aan regionale of landelijke activiteiten. We verstrekken dan alleen die gegevens (naam en leeftijd bijvoorbeeld bij zeilwedstrijden) die nodig zijn voor het betreffende evenement. De bovenregionale activiteit kan en mag gegevens van de voor de activiteit ingeschreven leden gebruiken, mits:
  • In de deelnemers- en medewerkersvoorwaarden staat beschreven dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor het evenement
  • Er een OPT-IN is voor het gebruik van telefoonnummer en e-mailadres op het inschrijfformulier, waarbij e-mailadres een uitzondering mag zijn voor het verstrekken van essentiële informatie (zoals e-tickets, deelnemersinformatie) voor het evenement. Een OPT-OUT mogelijkheid is altijd verplicht.
  • De gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het evenement waarvoor is aangemeld. Het is niet toegestaan de gegevens te gebruiken voor promotie van de activiteit in het jaar daarop, tenzij per aparte OPT-IN is aangegeven dat de inschrijver deze informatie in het daarop volgende jaar wil ontvangen. Een OPT-OUT is altijd verplicht.

5 Statistiek

Scouting Hubertus-Brandaan heeft vanzelfsprekend leden die een bepaalde tijd wél lid zijn en daarna niet meer. Om een optimaal aanbod te houden, is het goed om juist dit verloop te onderzoeken. Zo maakt de vereniging soms overzichten van de groei en het vertrek op basis van aantallen gekoppeld aan leeftijd. Bij dit soort overzichten worden persoonsgegevens gebruikt en verwerkt tot statistische gegevens. In feite zijn de persoonsgegevens geanonimiseerd tot aantallen.

6 Registratielijsten Scouting Nederland

Scouting Nederland kent een registratiesysteem. Wanneer gedrag van een persoon die bij Scouting betrokken is (geweest) zodanig is, dat dit tot aanzienlijk risico voor Scouting of haar leden leidt, kan Scouting Nederland besluiten die persoon uit te sluiten van lidmaatschap in de toekomst. Om dit te waarborgen wordt dit vastgelegd in een lijst, het registratiesysteem. Meer informatie hierover is te vinden op de website.

Een dergelijk systeem is vanwege de gevoelige aard aan nog strengere regels gebonden. Het systeem is volgens de wet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In het meldingenregister staat omschreven wat er wordt geregistreerd, met welk doel en wie er toegang toe heeft. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft zelf geen toegang tot de persoonsgegevens. Het registratiesysteem kan alleen worden ingezien door het landelijk bestuur, de directie en juridische zaken van Scouting Nederland.

7 Gezamenlijke registratielijst

Sinds 2016 is Scouting Nederland aangesloten bij de gezamenlijke registratielijst voor vrijwilligersorganisaties. Op deze lijst komen personen te staan waarvan een tuchtcommissie heeft vastgesteld dat deze ernstige schade heeft berokkend of kan berokkenen aan een vrijwilligersorganisatie. Aangesloten organisaties kunnen deze lijst raadplegen, waarbij allerlei waarborgen zijn gesteld. Zo is ook deze lijst aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De gezamenlijke registratielijst is in beheer bij vereniging NOV.

8 Online communicatie

Scouting Hubertus-Brandaan maakt ook gebruik van online communicatie, zoals de website en Facebook. Ook hier enkele aandachtspunten, waaronder wetgeving op het gebied van cookies. Daarnaast is er een disclaimer van toepassing op de online kanalen van Scouting Hubertus-Brandaan. De statements en de disclaimer zijn hieronder opgenomen.

8.1 Cookiestatement

De website van Scouting Hubertus-Brandaan gebruikt cookies om er voor te zorgen dat de website naar behoren werkt, ook wel functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:

  • het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, etc.
  • het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven
  • het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft
8.2 Analytics

Scouting Hubertus-Brandaan gebruikt daarnaast cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics:

  • het bijhouden van het aantal bezoekers op onze webpagina’s
  • het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op onze webpagina’s
  • het beoordelen welke delen van onze site aanpassing behoeven
  • het optimaliseren van de website
8.3 Cookies voor social media

Cookies worden gebruikt zodat je onze artikelen kunt delen via social media. Deze social media cookies van de social media partijen herkennen jou op het moment dat jij een artikel of video wilt delen. Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. Scouting Hubertus-Brandaan heeft daar geen invloed op.

8.4 Disclaimer www.hubertus-brandaan.nl

De inhoud van www.hubertus-brandaan.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Scouting Hubertus-Brandaan tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekken wij expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Beslissingen op basis van deze informatie zijn voor ieders eigen rekening en risico.